在一个由MacBook笔记本电脑、Windows个人电脑、iphone、ipad和Droid设备组成的IT环境中，为什么还有企业会坚持使用微软Outlook来处理电子邮件和协作呢?
谷歌应用程序vs. Microsoft Office 365
正是这个问题促使美国进行了为期60天的试点测试新英格兰生物实验室，一个位于马萨诸塞州伊普斯维奇，分子生物学的公司。鉴于苹果电脑的增长和移动BYOD技术的公司，以及需要与移动用户和国际分公司协作，IT团队决定是时候认真调查谷歌Apps for Business的作为微软Outlook和Exchange服务器的替代品。
“我们很多人，包括我自己在内，在进入这个过程时都认为这是一件无需动脑筋的事情，”新英格兰Biolabs的CIO和IT主管肯•格雷迪(Ken Grady)表示。“我们认为我们最终会搬到谷歌，省下一大笔钱，而且每个人都会更快乐。”
“天啊，真让我吃惊，”格雷迪补充道。作为概念验证测试的结果，新英格兰Biolabs决定继续使用现有的Outlook/Exchange服务器设置，并计划过渡到一个混合解决方案，为远程和国际用户添加基于云的Microsoft Office 365。
为什么要考虑谷歌应用程序?
像今天的许多组织一样，新英格兰Biolabs拥有一支不断壮大的移动用户大军，其中许多人更喜欢使用他们最喜欢的设备，比如ipad。
格雷迪说:“我们给了我们的员工很大的设备自由，尤其是科学研究人员。”该公司大约50%的员工在Mac或Linux电脑上工作，其余的在Windows上工作。
新英格兰Biolabs多年来一直是一家Outlook/Exchange商店，目前管理着大约500个邮箱。但考虑到用户基础的变化以及与非员工协作的需要，谷歌商业应用开始成为一个更合适的协作平台。
谷歌企业应用于2007年2月推出，每个用户账户每年收费50美元，没有用户数量上限。谷歌的企业应用主管Rahul Sood称，SaaS协作和文档工具套件目前拥有大约400万用户。他说，每天都有大约5000个组织在商业上采用谷歌应用程序。
“在公共和教育部门、中小企业和企业中，谷歌应用程序正在获得越来越多的关注，并得到了广泛的应用，”Sood说。
例如，商业内幕网20个硅谷创业观看,97％的Sood指出，在商业上使用谷歌应用程序。
其中在美国的前100名大学，61运行谷歌企业应用套件。2020欧洲杯夺冠热门许多高知名度的企业，包括基因泰克，罗氏，捷豹，国家地理，维珍美国，卡西欧和Salesforce，谷歌使用Apps for Business的。（谷歌保持的列表应用业务用户在线。）
Sood说，许多公司选择谷歌应用程序是因为他们的员工个人使用过Gmail和其他谷歌产品，他们也成为了在办公室使用谷歌专业工具的倡导者。
另外，像谷歌这样的公司不受长期合同的限制。“我们采用弹性薪酬模式，”Sood说。“如果你开始使用谷歌应用程序，你想终止我们的服务，你可以在一个月内完成。没有锁定。”
客户也喜欢谷歌应用服务，因为应用程序的基于云的套件“是更符合他们希望在今后的工作，”他补充道。例如，能力可以轻松地在从各种设备的云协作处理文档是一种特殊的吸引力。
“我们已经成功的企业，因为我们已经投资建立一个平台，使我们能够提供这些服务的权限控制，安全性和法规遵从性要求，以及可靠性和性能的企业需要，”苏德说。“与此同时，企业客户可以按自己的速度采用新的或额外的功能。”
一些分析师同意SaaS系统，如谷歌商业应用程序，正在市场上获得吸引力。据研究公司国际数据公司(IDC)的项目副总裁梅丽莎·韦伯斯特(Melissa Webster)说，将电子邮件等公用事业服务的托管和管理外包对许多公司来说都是合理的。
“支持异地分布式员工的要求，使云解决方案的吸引力，尤其是需要与外部利益相关者，如客户，供应商，合作伙伴，投资者，学生和校友和投资者协作，”韦伯斯特说。“此外，托管解决方案通常伴随订阅许可模式，这是当资本预算被限制非常有吸引力。”
但谷歌Apps for Business和其他云协作工具并不适合每一个人，韦伯斯特说。例如，企业通常已经到位电子邮件/协作平台，它可以使转变到基于云的系统由变革管理的角度挑战。
这正是新英格兰生物实验室所发生的事情。
新英格兰生物抗体如何测试谷歌应用程序
2011年12月初，新英格兰Biolabs的IT团队发起了谷歌商业应用的试点测试。总的目标是确定谷歌的SaaS套件能否为整个公司(包括其国际子公司)提供一个统一的电子邮件和协作平台。除了电子邮件之外，IT团队还希望将协作工具添加到组合中，例如聊天或即时消息传递、视频和Web会议以及到场。
具体来说，工作组制定了三套准则，用以衡量谷歌Apps for Business的将进行评估。
1.功能。是否谷歌应用程序的业务提供的工具和功能的用户需要什么？难道这些功能的所有联系在一起呢？“你能得到它做你需要它做什么？”是主要的问题，格雷迪说明。
2.成本。谷歌的商业应用会为公司整体省钱吗?
3.变更管理。它的难易程度如何为用户能够从Outlook / Exchange以谷歌Apps for Business的过渡？
这项测试涉及大约24名新英格兰Biolabs的员工，他们都有使用Gmail作为个人电子邮件帐户的经验。只有不到一半的人来自它。其余的工作则分散在公司的各个部门，从业务开发到市场营销再到研究。
“在测试中，我们寻求我们知道是人的IT友好'，”格雷迪说。“我们希望谁曾表示在转移到谷歌Apps的兴趣的人。我们知道，如果我们用谷歌去了，那将是一个很大的变化。所以我们希望找人对谁是可能是测试‘变化的冠军。’“
在为期60天的试验中，参与者使用谷歌应用程序的商业应用程序，如Gmail、谷歌文档、谷歌日历，以及少量谷歌网站。在概念验证阶段，大多数测试人员只使用谷歌应用程序而不是Outlook，但同时使用Office应用程序和谷歌文档。
大开眼界的结果集
令他惊讶的是，格雷迪说，“我们这些参加试点很快想通了，我们真的，真的很喜欢展望 - 即使我们认为我们没有我们知道如何使它工作我们许多人已经。使用它多年可能比我们愿意承认，我们知道，爱它的所有的小怪癖和特质。我们想念他们时，他们不存在。我们建立了具有异国情调和复杂的文件夹结构来组织我们的电子邮件。我们是突然怀旧对于奇小非理性的方式：日历上的表现当然定期会议，这是疯狂的，但它是一个疯狂的，我们知道。”
以下是格雷迪和他的团队发现了关于它的三个标准：
功能。总体而言，功能的比分是约什谷歌Apps for Business和局/交换机之间。
有些事情用商业谷歌应用程序更容易完成，比如动态文档协作。谷歌文档使它非常容易，几乎不需要任何设置，多方立即开始在同一时间对同一文档进行合作。Grady说，在所有被测试的谷歌应用程序中，谷歌文档从测试人员那里“得到了最积极的反应”，因为它的“自助设置”和协作的易用性。
另一方面，谷歌商业应用程序也出现了一些障碍，而Office/Exchange服务器并不是问题。Grady说，新英格兰Biolabs用户发现谷歌Docs的文档格式选项比Office中的更有限。特别是，测试人员在与谷歌文档中的文本文档协作时，真的很怀念微软Word的跟踪变化功能。
谷歌的一位发言人说，虽然谷歌Docs没有一个直接对应的功能来跟踪文档的变化，但这个文本编辑应用程序可以让你突出显示文档的某些部分，并在编辑后添加注释。注释出现在文档的右边列中。
新英格兰生物实验室用户也想工作的文件脱机，如长时间飞机飞行没有上网，在谷歌文档都没有提供的功能。
Gmail带来了另一个障碍。格雷迪说，大多数用户在Outlook中保存了多年的电子邮件，这些邮件是用Outlook的文件夹结构组织起来的。代替文件夹，Gmail使用标签来组织邮件(并整合了谷歌搜索技术来帮助您查找旧邮件)。
格雷迪说:“仅仅使用搜索作为组织工具的想法在理论上听起来不错，但适应差异带来的思维跳跃比我们预期的要大。”这就提出了一个问题:每个用户重新学习如何使用电子邮件能获得多少价值?我用收件箱来管理我的工作量。这是我长期养成的习惯，我不确定花时间去打破这个习惯是否值得。”
此外，Grady说，参与测试的管理人员发现Outlook 2010(适用于Windows)和Office for Mac 2011(适用于Mac 2011)在同时管理4个以上日历的能力上有了很大提高，而且比谷歌日历更容易使用。
在谷歌试点测试期间，考虑商用谷歌应用程序的一个原因——消除与支持mac和Windows电脑相关的IT挑战——成为了一个有争议的问题。新英格兰生物抗体升级到最新版本微软的SharePoint根据格雷迪Server 2010中，这引起了它的“支持Mac的问题是至关重要的少得多，”。
Office for Mac 2011允许用户上传、下载、编辑和协作存储在SharePoint站点上的本地Mac Office文档。此外，在谷歌应用程序的概念验证测试期间，微软将Mac用户从先前版本的Mac Office中包含的电子邮件客户端Entourage迁移到了微软Outlook上，后者是Mac版Office 2011的一部分。Mac版的Outlook对Exchange Server的支持得到了很大改善。
成本。通过与谷歌Apps的打算，该公司将取得了一些节约成本，格雷迪笔记。“我们本来可以退休了一些硬件在我们的IT基础架构，并从这个角度来看，谷歌的Apps就出来了吧，”他说。“但我们从来没有能够完全消除，如Word或PowerPoint微软的软件，所以我们总是有Microsoft支出的一定水平。而作为一个中等规模的公司，我们没有足够的杠杆作用，无论从谈判大幅优惠谷歌或微软“。
其结果是，每增加谷歌Apps for Business的用户每年的费用$ 50到Microsoft Office许可的至少一定程度上只会有，总体而言，节省了公司的一小笔钱。
变更管理。格雷迪说，在这个特定的领域，“答案是一致的、大声的‘不值得’。”“重新教会自己一大堆使用电子邮件和文件共享的技巧，会分散我们的注意力，使我们无法进行研究、对下一个基因组进行排序、制造和销售酶、支持我们的客户，以及我们每天为保持业务竞争力而做的所有其他事情。”
当所有这些都说了，做了之后，大约有90%的测试人员拒绝切换到谷歌的商业应用程序。格雷迪指出，投赞成票的10%都在IT部门。即使是那些在工作之外使用谷歌工具的人也发现谷歌的商业应用并没有真正按照他们想要的方式运行。我们必须说服这些人做出改变，而他们最终说服自己不要这样做。他们帮助我们决定继续留在微软。”
给正在考虑跳槽的公司的建议
对于那些正在权衡谷歌应用与Outlook/Exchange服务器平台孰轻孰重的组织，Grady有什么建议?
“永远不要低估变更管理，”他说。“这至少在金融方面的考虑很重要的。电子邮件，日历和文档协作是如何做人的工作。虽然你可以节省一些钱，使开关，你也失去了很多的生产力，这将否定节约成本的基础。“
Grady建议，在对谷歌这样的商业应用程序进行试点测试时，cio不应该只让IT人员参与，还应该让来自整个业务部门的人员参与。寻找这项技术的真正支持者，他们能给你客观的反馈。如果不成功，你就不需要回去向支持者们兜售失败的原因。”“而且，这也是你作为一个团队做出的决定，这样更容易得到组织其他成员的认可。”
詹姆斯·马丁是科技记者。他写了一个CIO.com移动应用博客，专注于iOS和Android设备。
这篇文章名为“谷歌应用程序能取代微软Office和Exchange吗?CIO 。