如今,协作在公司高管中非常流行,这意味着IT部门忙于提供系统、工具和程序,将模糊的概念转化为真正的商业利益。
但到了技术人员自己合作的时候,又会发生什么呢?俗话说,那是另一回事。
IT人员特别不愿意合作,这是一种耻辱,但是那种把程序员关在小隔间里的刻板印象并不一定是正确的。Forrester Research研究高性能应用程序开发团队的分析师Jeffrey Hammond说:“这在很大程度上取决于您工作的组织。”
哈蒙德说:“在任何组织中,你都能得到你看重的东西。”传统上,许多IT部门并不重视协作,而是以命令和控制的方式运作。他说:“结果是,这些公司拒绝了许多员工的合作技能,更重要的是,拒绝了他们的创新技能。”
这可能是个问题,因为有效的合作越来越被认为是企业的当务之急合作的理由),信息技术也不能避免这种趋势。随着IT部门缩减规模,低级的技术工作外包或取而代之的是管理服务,剩下的员工——他们通常分散在世界各地,不仅必须与业务部门紧密合作,还与彼此分享知识,避免重新发明轮子。
哈蒙德表示,好消息是,尽管IT员工的名声不好,但他们可以像其他人一样富有创造力和协作精神。在去年对应用程序开发者的调查中,Hammond发现将近一半的受访者说他们在工作之外写代码,大约20%的人说他们参与了开源项目。“这暗示着这些人对合作感兴趣,”他说。
培养IT员工协作和创造力的最佳方式是什么?《计算机世界》采访了几家成功利用IT协作的公司。下面是他们的故事。
应用材料:改变自上而下的文化
应用材料公司,总部设在加利福尼亚州圣克拉拉市。$ 5十亿半导体设备制造商,是一家公司工作的方式的IT员工互动转变的一个典型例子。
在过去的四年中,应用材料已经完全削减成本,提高服务水平,推动业务转型的目标大修IT。
CIO Ron Kifer已经将IT员工从2006年的580名全职员工减少到现在的250人,外包很多商品型IT都能工作。剩下的员工负责专注于增加价值或产生收入的战略性工作。
公司副总裁兼副CIO、全面负责IT运营的杰伊•克里(Jay Kerley)说,这家IT组织最近从几个独立的区域部门转变为一个全球IT团队。(Kifer专注于整个业务转换项目。)
IT员工“必须能够近乎实时地协作,”Kerley说。“他们必须知道如何在全球、多个时区的业务中与客户打交道。”
这意味着改变传统的指挥和控制管理的文化,以“矩阵式管理”为宗旨,通过汇集人们整个IT机构,不管它们适合在管理层次结构中来解决问题,他解释说。
为了使矩阵管理发挥作用,员工必须有能力有效地交流他们的想法,最理想的是与其他团队成员进行接触和辩论。他说,这反过来又需要一定程度的自信和成熟。他指出,在旧的管理结构下,这种行为不一定会得到鼓励。
为了成功地实现这种改变,Kerley觉得他需要一个当前沟通模式的基线。因此,今年早些时候,他对IT员工进行了调查,请他们说出当他们需要信息、项目帮助或对想法提出反馈和建议时,会去找哪些人。
这些答案生成了一张沟通线路图,说明了沟通是沿着传统的管理链进行的,也是在作为协作中心的人们之间进行的。这些被克里称为“高度网络化的人”中,大约有一半是你希望咨询的经理,但其余的都是普通员工,人们会觉得向他们寻求帮助很舒服。
他把这些人的12聚在一起,讨论如何鼓励协作的矩阵编码的多风格。该小组认为,一些IT员工通过语言和文化障碍,其他的由缺乏信心或领导能力受到抑制。
例如,虽然英语是整个公司说,一些工人对他们来说,这是第二语言可能无法理解某些术语或俚语。他们需要被鼓励说出来时,他们不明白的东西。在文化方面,日本员工有时会不说出自己的想法在会议中,由于公开辩论的思想观念是外国对他们的传统管理文化克利说。
为了解决这些沟通障碍,管理启动了一个进程,堪称高级发展规划,侧重于个人教练为所有员工,包括所有250名IT员工。“我们谈论自己的职业生涯,变化在[工作]环境,以及他们如何可以更有效的[合作者],”克利说。“我们加强的事实,这些变化是在这里留下来,他们必须去适应他们。”
该公司还推出了一项领导力发展计划,由前首席信息官、现任职于应用材料公司(Applied Materials)的史蒂夫•芬纳蒂(Steve Finnerty)指导每组40名IT员工。(该公司计划最终让所有IT员工完成为期10个月的循环培训。)
克利表示,芬纳蒂曾担任卡夫食品(Kraft Foods)的首席信息官和江森自控(Johnson Controls)的信息系统总监,他对指导工作充满热情,而且已经在自己的业余时间做了很多工作。芬纳蒂目前担任应用材料公司(Applied Materials)技术和供应商服务副总裁,虽然指导工作并不是他的正式工作内容,但克里还是让他帮忙在公司内部培养领导力。
这个为期10个月的项目的目标是培训IT员工互相协作,以及与业务的其他部分协作,以实现共同的目标。公司还会表彰特别成功的合作,对那些“示范了matrix合作的核心价值”的人颁发奖项。
此外,应用材料公司也做出了一些改变,变得更少美国-以国际员工为中心,对国际员工的需求更加敏感。该公司启动了一个名为Applied Anywhere的可选项目,为员工配备工具,让他们可以在任何地方工作。
克里说,尽管该项目为不同员工提供不同的服务,但其主要价值之一是在不破坏工作/生活平衡的情况下促进全球员工之间的沟通。例如,印度应用材料公司的员工不再需要在正常工作时间晚上9点回到办公室,参加在公司加州总部安排的网络会议或电话会议。通过应用于任何地方,他们可以从家里登录。
最近通信的调查,基线调查后,短短半年时间拍摄,已经具备了完善克利说。“我们看到的相互作用是如何发生的变化” - 甚至一度沉默寡言的日本员工,他说,目前正在积极参与头脑风暴会议。
纽约对冲基金:公共利益的维基百科
当马克去年加入纽约一家大型对冲基金担任技术经理时,当他试图在该公司的软件应用程序中查找信息时,他感到困惑。(根据公司的规定,马克要求不要使用他的全名和公司的名字。)
这家对冲基金的70名IT员工被分成十几个不同的小组,每个小组在自己的基础设施上维护信息。这些信息可以存储在任何地方,包括一个人的收件箱。“我会发一封电子邮件要求提供文档,然后我会得到四个不同版本的回复。”
马克曾在他的前雇主那里使用wiki来整合这些信息,所以他决定在对冲基金那里尝试一下。一个问题:维基会很有用只有当每个人都做出了贡献,但他没有让每个人都这样做的权力。他只对IT人员监督70人五。
于是,他用胡萝卜加大棒的组合。首先,他和他的同事建立了wiki和一些基本的内容填充它,建立一个统一的格式和结构。对于每个应用程序,内容包括联系人信息,为供应商,安装该软件的版本,并启动和关闭程序。
接下来,马克解释了维基谁直接向首席信息官,并要求他们支持两位经理的原因。他说服他们强制要求自己的团队把所有的文件在wiki并使其使用评价点在其就业的评论。这是一个强大的棒,Mark说,因为奖金可以弥补任何地方从10%到对冲基金员工的实得工资的50% - 即使是IT人员。
但更重要的是,IT员工涌向维基,因为它是对他们非常有用。“他们意识到以前的系统,在这里没有人知道其中的文档是的弱点,”他解释说。“他们很高兴有人主动来做到这一点。”底线:只有一点推动下,大多数IT人员是愿意协作,特别是一旦他们了解了目标,以及它如何最终将帮助他们。
维基,这已经到位了近一年,已成为“IT部门最重要的系统之一,”马克说。“现在它在灾难恢复计划中一个特殊的部分,它是第一个系统,我们都带上了,因为它为我们所有的应用程序的所有支持信息的一个。”
SAS研究所:把子公司进入折叠
当你的国际IT员工不向总部汇报工作时,促进全球协作就会特别困难。
这就是business analytics vendor的情况SAS研究所有限公司。这家市值20亿美元的公司拥有550名IT员工,其中约350名在北卡罗来纳州卡里市的总部,另外200名分布在全球各地的子公司。每个子公司都是独立的法律实体,有自己的管理和IT员工,他们可以自由地建立系统,以任何方式最好地支持当地的劳动力。卡里的高级IT项目经理马克•菲利波夫斯基(Mark Filipowski)说,这可能意味着很多IT人员在重复工作。
因此,SAS在2007年启动了一个全球IT协作项目,以促进分散的IT员工之间开放、一致的沟通,并识别和减少重复工作,提高效率,Filipowski说,他同时也是该项目的全球IT联络人。
这个程序由一系列的会议组成——通常通过电话会议或电话会议网讯视频会议——在有共同兴趣的IT员工之间进行。每六周会有大约15名IT经理开一次领导会议,每季度还会有各种技术专家开会,比如网络、虚拟化或存储方面的专家。
该集团利用微软SharePoint计划会议议程——要求每个参与者发布关于当前项目及其状态的信息——并在公司内部网上发布会议报告。“这些会议报告可能是IT部门最重要的资源之一,”Filipowski说,因为它们是关于所有当前项目及其状态的公共信息库。
这些会议并不是强制性的,因为子公司的IT人员要向当地办公室的经理汇报,而不是向中央IT部门汇报。但大多数IT员工都渴望参与,Filipowski说。他说:“他们渴望了解自己在公司的位置。”
事实上,SAS荷兰办公室的技术支持和IT/MIS经理柯恩•维弗曼(Koen Vyverman)表示,参加这些会议有助于减轻他的孤独感。
但更为重要的是,该合作使得Vyverman的工作更容易的事实。他和他的两个支撑130人,200个系统在荷兰办事处的工作人员。“我们的小职员可以处理的唯一原因是因为我们合作[在欧洲其他办事处],并与总部设在卡里,” Vyverman,谁曾获得两个全球IT合作奖一个SAS每年给说。
卡夫食品:小隔间下来,合作起来
如果可以通过更有效地使用在线工具来鼓励虚拟空间中的协作,那么在现实世界中也可以通过有效地设计办公空间来鼓励协作。卡夫食品,其自诩协作文化,试图在这两个领域,以促进更多的合作,其IT部门的领导方式。