门户是协作的伟大促进者，因为它们为独立于位置的个人提供了论坛和工具，让他们虚拟地聚在一起访问和修改单一的内容来源。协作不仅仅是内容的创造，它还是获取内容的手段——人们一起工作的过程。Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007引入了许多新工具，将组织协作提升到一个新的水平。这些工具本身在概念上并不新鲜，但是引入它们并将它们连接到公司防火墙中的概念会产生巨大的影响。此外，这些工具使用起来如此简单，再加上与人们现有工作方式的集成，这一事实是彻底的革命性的。它们提供了一种非结构化知识获取的新范式。通过非常容易地通过电子方式获取专家的想法，通常没有文档化或停留在专家头脑中的信息将可能更经常地得到共享，即使不是整个组织，也会使整个团队受益。
团队站点、博客和wiki都提供了不同的方法，允许个人或团队在单个环境中存储、共享和修改结构化内容(例如文档)和非结构化内容(注释)。它还使组织能够跨组织快速共享信息——例如，与供应商、合作伙伴或客户的定期通信。与协作计划相关的投资回报通常用两个主要指标来衡量:
有效地存储没有文档化的信息的能力
检索和重用该信息以加速可高度重复的业务流程的能力
合作与其说是一门科学，倒不如说是一种哲学。在商业世界中，人们相信提供分享知识的工具会带来具有竞争力和可衡量的利益。
开始协作
为什么合作如此困难?如果结果如此引人注目，为什么很少有组织有良好的协作策略?答案是技术和方法的结合。知识工作者是组织中与业务流程交互并执行业务流程的个体，他们需要正确的工具来允许他们记录可能对同事有用的信息。从同样的意义上说，组织需要简化关于内容审批的规则，以便让这些信息自由地流进知识系统。实际上比这要难。即使有了正确的工具和权限，这些知识工作者也需要指导哪些信息是真正有用的，以及这些信息应该放在哪里。此外，除了促进良好协作的技术和过程之外，还需要建立激励结构，以鼓励知识工作者采取额外的步骤来贡献和分类内容，以便以后重用。
知识安置的挑战
知识布局的挑战是重大的，因为大多数员工围绕公司内容扮演多个角色。个人可以是组织的雇员、部门的成员、实践领域的专家或多个项目团队的贡献者。每个角色都与不同的公司数据和业务流程相关联。一个人怎么知道什么时候分享?
一种方法是将多层次的公司信息划分为三个主要类别:
组织。这是最高级别的，代表所有员工的集合。从内容的角度来看，这个级别的信息属于所有或大多数用户。它可能包含企业新闻和公告，使命声明，人力资源和福利信息，以及任何广播信息。
社区。社区是具有相似兴趣、专业知识或业务角色的个人的集合。它们可以是部门或实践领域。从内容的角度来看，这个级别的信息主要是成员感兴趣的。它可能包含模板、最佳实践、白皮书和培训材料。
虚拟团队。虚拟团队是指由员工组成的小组，他们在一定时间内聚在一起完成一个目标。其中的“虚拟”部分对许多人来说是一个新概念。团队变得不那么固定了，取而代之的是为了完成一组任务，然后再次分散。
一个团队可以由项目成员或产品团队中。从内容的角度来看，在这个级别的信息向会员非常有趣的和潜在的有趣的寻找，完成类似目标的其他虚拟团队的成员。它可能包含文档交付，讨论主题，以及会议记录。
将您的协作组织视为一个层次结构，用户在每个层次上扮演一个潜在的角色(请参阅图8.1)。个人可以在一个或多个级别上承担责任。他或她的知识贡献基于用户在给定的虚拟团队或领导职位中扮演的角色。例如，分析师可能在项目级别上非常积极地贡献文档和评论，但在组织级别上不需要贡献。执行人员可能不在任何项目的团队中，但需要了解团队正在做什么，并在组织级别上提供战略指导和远景。围绕门户和协作策略的最大挑战之一是，在这些团队和/或社区解散后，如何从虚拟团队和社区中获取最好的工作产品，并将其公开给更广泛的组织。
用户可以在组织中扮演一个或多个协作职责级别的角色。
制定协作策略
制定协作战略的第一步是定义您希望员工贡献的水平。从安全性的角度来看，这将有助于定义关于在每个级别上谁可以或不可以贡献的规则。它还将提供必要的指导，个人的知识安置在框架内。
下一步是定义映射到每个级别的内容类型(记住，包括结构化的和非结构化的)。如前所述，协作是构建内容的过程，也是最终结果。例如，在虚拟团队级别上，这意味着提供一个环境，成员可以在其中增量地编写文档，每个成员贡献内容和注释，并存储所有步骤和结果。此外，协作还包括获取间接影响最终结果的信息的能力。例如，这可以是关于一组产品的研究，这些产品可以产生竞争性分析文档。目标是将所有这些信息绑定到一个逻辑环境中。
最后一步是选择工具。CEO定期对员工讲话的最佳方式是什么?一个实践团队如何有效地一起工作来写一篇关于项目方法论的论文，并分享他们的成果?几个团队成员如何对同一个文档做出贡献，而不会无意中丢失更改?这就是我们介绍WSS 3.0的地方。团队站点、wiki和博客。每个都很好地映射到特定的知识获取场景。目标是利用这些工具来满足协作策略中的特定目标。为了确保较高的用户采用率，它们必须易于使用和访问。这就是MOSS 2007门户的连接环境所提供的价值。 It becomes the single source of corporate information. It is an enabler in that it delivers on the objective of making all users consumers and producers of corporate content.
与团队站点协作
对于SharePoint用户来说，团队站点并不是一个新概念。SharePoint Portal Server 2003和Windows SharePoint Services 2.0都有站点模板来支持虚拟团队。WSS 3.0通过引入附加的特性和功能来增强站点成员的协作体验，扩展了虚拟团队站点或工作区的使用。
如果您不熟悉SharePoint的前一个版本，团队站点是允许您存储文档、数据列表和其他信息的容器。可以将其看作是与Access数据库相结合的文件共享，但具有许多附加特性。存储的内容可能包括文档、超链接、自定义列表、联系人和其他团队数据。团队网站的价值(请记住，这是一个小组成员聚集在一起完成一个目标)可以从三个层次来衡量:
个人。个人可以利用团队站点作为所有团队相关材料的单一存储库。如果一个人在项目中期加入了团队，那么在这里就可以加快进度，也可以在这里添加或访问团队生成的内容。个人可以是所有内容的贡献者，也可以是部分内容的贡献者，也可以是全部内容的贡献者。与站点(从页面到内容组(或Web部件))关联的安全性由站点管理员管理。
团队。团队可以利用团队网站作为共享的手段，而无需使用电子邮件或其他方法。文档库具有版本控制，可以监视更改以及签入\签出，以确保文档始终只有一个活动版本。地理上分散的团队不必为如何分享他们的工作而烦恼。
组织。通过允许直接访问所有公开的团队内容，组织的所有成员都可以利用团队站点中的信息。由于站点是模板驱动的，组织可以确保所有项目或产品站点都以相同的方式组织，从而为用户提供一致的外观和感觉，并更快地找到相关内容。
开始
要为虚拟团队创建一个站点，您可能需要从MOSS站点目录页面创建站点。站点目录是一个特殊的SharePoint列表，它跟踪SharePoint站点的url以及一些关于站点的信息。这是一个网站，是自动为您创建时，使用莫斯内联网网站模板。要导航到站点目录，请单击内部网导航中的站点选项卡(或转到http://server/sitedirectory，这是站点目录的默认位置)。如果你使用的是WSS 3.0而不是MOSS 2007，你可以在任何地方创建一个新的站点，但是它没有站点目录来跟踪你创建的站点。
注意:若要向站点目录添加类别，请导航到站点目录。然后单击“站点操作”查看所有站点内容。然后单击站点列表。然后单击设置从工具栏创建列。如果您希望在site directory页面上的类别值显示为“browseable”过滤器，请确保在创建列时使用选择的数据类型。
使用“站点操作”上下文菜单选择“创建站点”(请参阅图8.2)。请注意，在WSS 3.0中，您将希望从父站点(或逻辑上表示新站点之上的级别的站点)执行此操作。
创建一个新的网站从苔藓网站目录。
您将看到一个包含多个选项卡的模板选择部分。第一个选项卡与协作模板相关联。默认情况下选择列表中的第一项Team Site。团队站点和工作空间非常相似，其概念是团队站点是长期存在的，而工作空间则是短期存在的，面向特定的工作任务。但最终它们几乎是一样的。图8.3显示站点创建页面。提供站点标题和URL以完成创建过程。请注意，创建页面还允许您脱离父站点的安全模型。如果您想为站点用户建立特定的权限，就可以这样做。
提供标题、描述和URL，并选择要使用的模板。
图8.3显示新创建的团队站点。默认情况下，该站点不包含任何数据，并且在主页上有一些默认的Web部件。如果站点从父站点继承了安全性(这是缺省值)，则站点用户列表与父站点匹配，并且站点创建者是站点管理员和唯一能够访问站点的人员。
注意:SharePoint网站不能包含以下字符:
\ /: * ?" < > | # {} % &
。 以下字符不能用于给上传到SharePoint的文件命名:
" # % & *: < > ?\{|} ~。
SharePoint文件名的长度不能超过128个字符。
SharePoint团队站点是如何工作的?
若要向团队站点添加用户，请使用站点操作上下文菜单并选择站点设置。第一列的标题是用户和权限。单击“用户”和“组”添加更多成员。
让我们看看团队站点的默认表示是如何组织的。左侧导航使用户能够快速访问特定的列表(比如文档库、自定义列表和日历)。页面的主体包含Web部件区域(或Web部件的占位符)。通过使用与站点操作关联的上下文菜单并选择Edit Page，可以添加其他Web部件。请注意，您需要站点上的特定权限才能这样做。图8.4显示编辑模式下的团队站点。在Web部件周围有一些框，允许拖放到其他Web部件区域。每个区域都有超链接，标签为“添加Web部件”，允许您从Web部件库引入一个新的Web部件。
