老实说,几乎没有人喜欢会议。他们可以是破坏性的,倾向于继续太久,经常觉得浪费时间。
但会议没有无聊,抽出事务。会议,如果做得好,可以产生新的想法,解决问题和帮助推进项目。
这里有15种方法你可以使你的组织的会议必须参加聚会,让与会者感觉自己完成一些事情。
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1。如果你真的需要召开,会议决定
“如果你的会议可以被电子邮件取代或备忘录,不持有它,”安德鲁罗斯Paquette说,首席执行官,Maropost。“保存会议没有别的什么时候做的,当你需要人在房间里,当他们的存在不仅仅是一个礼貌但贡献。”
“我一直鼓励我的团队考虑我们是否真的需要一个独立的会议主题或如果它可以覆盖在电子邮件、快速走廊谈话或结合现有的会议,”梅根Kiester说,副总裁,人力资源产品与技术,Expedia。“如果需要一个会议,我发现有时最好保持[它]短时间约束通常可以帮助人们集中精力。人的时间是很宝贵的,那些领导伟大的会议了解这样做的重要性。”
2。避免人们更容易分心的时候
别叫一个会议在一天结束的时候,当人们通常会准备离开,或者清晨,在正常的工作日。同样的,研究表明,会议在午餐之前,或在午餐时间没有提供食物,更富有成效的,因为人们倾向于饥饿和分心。
最好的时代——天——举行会议?9和11个或2和4之间周二到周四。
3所示。邀请合适的人,确保他们理解为什么
“一些领导人离开人的会议(人)应该在或邀请人们会议(人)不需要[有],“说Halelly Azulay,创始人和首席执行官,TalentGrow。所以在调用会议之前,想想那些真正需要“邀请只有那些可以贡献。“然后”确保[那些]人们理解为什么他们邀请和你想参与。”
4所示。创建一个议程和电子邮件发给与会者提前
“一个成功的会议始于一个议程发送至少提前两个小时,其中只包含必需的与会者和材料,主题讨论,目标和一个启动和停止时间,”唐乔斯说,总裁和首席执行官,ShoreTel。“这将确保会议产生具体结果。”
然后,“一旦你在会议上,把议程在屏幕上或白板给其他人看,”查尔斯•杜根说,老板,美国的形象。“这使人专注。”
5。为参加提供激励或奖励
Aegis FinServ集团是一个预付借记卡公司。让人们参加的会议,会议领袖地方预付借记卡价值5.00美元,10.00美元,25.00美元,50.00美元,以及一张价值100.00美元,或者礼品卡(当地企业和餐馆),在碗里,一个用于每一位与会者。结果:“我们总是有100%的出勤率,”吉姆•安格尔顿说,Aegis FinServ集团。
但是你没有给金钱奖励鼓励出席。食品和好咖啡的承诺往往是足够了。
“如果你给他们,他们就会来的,”黛比·科恩说,人力资源顾问。所以“提供早餐或午餐或零食,根据会议的时间,”,让与会者事先知道会有食物(或处理)。
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6。召开会议在一个明亮,明亮的空间和舒适的座椅
“如果可能的话,选择一个房间,足够的自然光,并确保每个人都有足够的空间来坐舒服,”杰克塔利说,创造性的部门,TruckDrivingJobs.com。“迫使人们坐了一个小时或者更多)荧光,狭小的房间是办公室会议的定义苦差事。”
7所示。消除干扰
要求与会者将所有电子产品(手机、笔记本电脑)回到他们的办公室或小隔间,除非他们需要他们的电脑或平板电脑。
8。保持简短的会议
尽量保持会议不超过30分钟。人很难长时间集中注意力。通过保持会议30分钟,你有一个更好的机会让人们的注意力。