第四章:规划治理

以前的 123.4 第3页 下一个

尤其重要的是，要记住“一种模式不适合所有人”的指导原则。使用图4 - 1以帮助围绕您的治理计划计划原则和沟通。

图4 - 1

基于站点范围的治理

政策和标准

策略定义SharePoint使用规则;标准描述了最佳实践。从治理的角度来看，策略通常由法规、法规或组织需求驱动。用户被期望没有偏差地满足策略。如果您的组织受到监管的监督，那么请确保您可以实际执行您的策略，因为如果没有这样做，您可能会被认为是不符合规定的。标准通常是为了鼓励一致的实践而建立的。用户可以采用对他们有用的标准的一些元素，而不实现其他的元素。

当应用于文件名主题时，策略可能会声明“文件名中不包含日期或版本号”，而标准可能会声明“文件名应该是主题和描述性的”。在另一个例子中，该策略可能会声明“所有的SharePoint站点都有一个负责站点及其内容的主联系人和辅助联系人”，而标准可能会声明“站点联系人列在站点主页和站点目录中”。

每个组织都有自己的一套政策和标准。一般主题应该包括内容监督、站点设计、品牌和用户体验、站点管理、后端系统(硬件、软件和数据库管理)和安全性。确保你的内容是相关的

• 验证您的SharePoint策略和标准是否与更广泛的组织策略相冲突。

• 发布策略和标准，用户可以很容易地找到并遵循它们。有些策略可能需要发布给“所有读者”，而其他策略可能需要保护以保护应用程序的完整性。

• 定期审查和修订政策和标准，使其与组织的需要保持一致。

下一节将描述一些您可能希望为您的组织考虑的策略和标准的具体示例。这不是一个详尽的列表，但包括一些可重用的想法。

内容策略和标准

考虑下面的示例内容策略和标准，本节将更详细地讨论每个内容策略和标准:

• 将内容张贴到现有页面或站点

• 将内容发布到主页

• 内容审核与审核

• 记录保留

将内容张贴到现有页面或站点

您肯定需要一个策略或标准来确保启用“一份文档的一个副本”指导原则。看看内容贡献和所有权侧边栏，这是一个很好的策略，可以指导用户只发布他们“拥有”的内容。此外，考虑为这些其他内容主题创建策略:

• 内容发布周期。创建一个策略，当内容“发布”到正式的SharePoint存储库时，提醒用户从其原始源或协作环境中删除内容(或者使用自动内容配置策略，以确保这种情况经常发生)。

• 内容编辑。因为一个站点上的内容贡献者可能有一个指向他们不拥有的站点的内容的链接，所以有一个标准的提醒用户“在适当的位置编辑文档”以使链接不会中断是很重要的。

• 内容格式和名称。决定是否需要在解决方案中存储某些类型的内容的策略，以及是否需要文件命名标准。考虑一个策略来定义什么类型的内容属于您的SharePoint解决方案，什么类型的内容属于其他位置。考虑到SharePoint丰富的搜索功能，除了鼓励用户选择能够帮助其他人识别文件内容的名称外，并不总是需要为文件名定义严格的标准。

• 内容包含链接。明确定义谁负责确保内容或站点上的链接不“断开”。

---

示例策略:内容贡献和所有权-

网站赞助商有责任确保其网站上发布的内容是准确和相关的，并符合记录保留政策。

只在合作网站或你“拥有”的我的网站上发布内容。通过所有权，这意味着文档是由您部门的某人创建的，并且您的部门致力于维护整个生命周期的内容。如果文档不是您的部门所有，但是需要在站点上访问该文档，请让文档所有者将其发布，然后在站点上创建到该文档的链接。

请勿张贴我们没有合法权利以电子方式张贴的内容，包括。pdf文件或期刊文章的扫描图像或其他来源的文件，我们的组织没有网上出版权。可以在内容所有者的网站上创建到此内容的链接。

---

将内容发布到主页

您肯定希望考虑创建一个将内容发布到门户解决方案主页的特定策略。主页上的大多数内容都应该仔细控制，特别是对于您的内部网。毕竟，你只有一次机会留下第一印象，而你的主页就是给用户留下第一印象的地方!在企业内部网中，主页可能成为几个业务单元之间争夺“房地产”的战场，这些业务单元通常是企业通信或营销和人力资源。即使您的“解决方案”是一个项目团队站点，您也需要仔细考虑如何在站点的主页上显示信息，以及允许谁在这个关键位置创建和放置内容。一些组织通过将页面的区域(“邻居”)分配给特定的部门，从而解决了主页房地产的争夺战。其他人将主要所有权分配给一个特定的部门(通常是负责内部通信的部门)，但是如果对内容有不同意见，则使用门户治理委员会或指导委员会来提供监督和升级。

内容审核与审核

考虑一个策略来定义您将对每种类型的内容或站点进行审查的频率和类型。发布到企业范围站点的所有内容都应该由内容管理流程管理，以确保内容是准确的、相关的和最新的，但是即使是私有团队站点也应该有内容管理策略。对于大多数网站，最大的内容审查周期应该不超过12个月的内容发布日期。确认您的评审周期符合任何法规或法律要求。

记录保留

确保您定义了明确的策略，关于您的记录保留策略将如何在您的解决方案中实现，以及内容所有者必须将内容标识为记录并将适当的记录保留代码与给定的内容项关联的责任。

设计政策及标准

考虑为以下每个设计元素创建策略和标准:

• 创建新的子站

• 页面布局和组织

• 内容类型和元数据

• 内容特定的方针和政策

• 安全

• 品牌

创建新的子站

如果个别“最终用户”站点所有者拥有权限，使他们能够为自己控制的站点创建自己的信息体系结构，那么提供一些指导来帮助他们理解在信息层次结构中创建节点的最佳实践是很重要的。例如

• 内容所有权。如果一个特定的业务组是页面或站点上要发布的所有内容的主所有者，那么为该业务组创建一个单独的子站点(“节点”)可能是有意义的。

• 安全。如果一组重要内容高度敏感，则创建单独的子站点、工作区或节点，以便更容易地控制该内容的安全设置。

• 数据库管理。如果需要备份、恢复或以其他方式管理单个组中的内容，拥有该内容的惟一子站点或页面将使这些流程更易于管理。

• 导航。最小化信息体系结构中的嵌套级别。将层次结构中的级别数量保持在不超过3个，这样用户就不必不断地“点击”以获得关键内容，这是一个很好的实践。如果体系结构中的新节点由于上述任何其他原因而不需要，那么就不要创建它。

页面布局和组织

没有什么比杂乱无章的Web部件的随机集合更使站点混乱的了。任何具有页面设计权限的人都需要记住关注最终用户的指导原则，但是这些页面设计人员也应该熟悉一般的设计可用性最佳实践。可用性专家Jakob Nielsen出版了一份双周刊通讯，为网页设计者提供了极好的建议、最佳实践和技巧。你可以通过注册直接在你的电子邮件收件箱中获取你的副本http://www.useit.com/栏。页面设计的一些建议的最佳实践包括

• 一致性。为每个站点的所有页面建立一个标准设计，以确保用户可以在不更改页面布局的情况下进行导航。

• 速度。确保用户能尽快获得重要信息。

• 滚动。页面布局是否要求用户向上或向下或从左到右滚动以查找重要信息?设计一个适合您的组织的标准屏幕大小的页面，然后确保用户不必滚动页面来查找最重要的信息或Web部件。关键信息绝不能容忍滚动。

• 重要内容在左上角。把最重要的内容放在页面的左上方。这是读者到达页面时视觉上“着陆”的地方。如果最重要的信息在这个位置，那么抓住用户的注意力的机会就比将信息隐藏在页面的其他位置要好。

内容类型和元数据

内容类型是定义特定类型信息(如项目计划或财务报告)的设置集合，可以为整个企业、整个站点集合定义，也可以为特定页面或站点“本地”定义。站点列是特定类型内容的“属性”。列是内容类型的属性的一部分。还可以跨整个解决方案或针对单个站点或站点集合定义站点列。内容类型和站点列都是SharePoint 2010中的“元数据”类型。许多站点列(元数据)的值是特定于特定站点的。定义好的元数据结构的最佳实践和概念将在第5章“规划您的信息体系结构”中介绍。您的治理计划需要包括用于解决方案中的内容类型和站点列的标准和策略，以及用户如何请求创建新的企业内容类型或站点列的策略。

社会标签和评级

社交反馈，即用户添加的标签和评级内容，是SharePoint 2010的新功能。这些功能允许用户参与并与您的SharePoint解决方案交互，并通过允许个人使用他们认为有意义的附加标记来补充正式分类，从而提高内容的“可查找性”。社会标签指的是用户添加到内容中的元数据，以帮助定义内容是什么、它包括什么或它做什么。您的治理策略应该包括您希望用户如何参与社会标记的指导方针，并为您的组织提供有意义的标记的指导和示例。你还应该确保用户明白社会标签使用搜索索引提供安全内容存储在SharePoint修剪,这意味着用户可以标记机密文件,但这些标记是不可见的人没有读访问文档。

如果你选择激活SharePoint 2010的评级功能，用户将可以选择在0到5星的范围内对文档(和页面)进行“评级”。您的治理计划应该记录您打算如何在组织中使用评级——例如，您是否要求用户对他们认为内容是否编写良好或是否有用进行评级?2009年10月的一篇文章华尔街日报》^3.引用一项统计数据表明，当消费者在线评论产品时，他们倾向于留下正面评价:在线商品的平均评分是4.3星(满分5星)。如果您希望对组织中的内容进行有意义的评级，您需要定义您的期望，并向用户清楚地说明如何使用评级。显然，如果所有的评级都是正面的，就很难找到价值。一些组织试图将优秀的例子作为最佳实践，但是如果没有专门的资源，这是一个非常困难的过程。允许用户按照他们认为合适的方式对内容进行评级可能有助于识别潜在的最佳实践，但是您需要小心地假设低评级的内容一定是“坏的”。

内容特定的方针和政策