PROSOURCE技术（位于俄亥俄州辛辛那提市）是一个管理服务提供商（MSP）的提议的文档自动化，办公设备和技术解决方案。今年早些时候，PROSOURCE收购当地另一家IT公司叫另类电脑技术（ACT），专注于互联网和网络安全产品和解决方案。此次收购基本上翻倍PROSOURCE的收入和显著增加其客户群过夜。
虽然ACT的收购将使PROSOURCE扩大和改善其管理的信息技术产品和服务组合，两家公司的全面整合并不一件容易的事。所有有客户要迁移到一个单一的客户关系管理（CRM）系统。会计软件必须结合起来。两家公司的技术人员需要从单一的售票系统工作，以有效地管理相结合客户的网络。成千上万的经常性的有安全产品续订的进行管理。所有这一切的是一个小PROSOURCE的驾驶室外，可以这么说。
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所以，PROSOURCE叫AUTOTASK（位于纽约州北部） - 一个完整的，基于云计算的IT业务管理平台软件作为一种服务（SaaS）解决方案供应商 - 以整合两家公司尽快。这包括了许多新的挑战（例如，行为有没有自动售票系统（手动他们处理的请求），因此新的团队必须迅速在登上下跌与公司现有的工艺路线。
表面平静
“紧随收购ACT的，我们到了工作，来解决第一个挑战：所有的客户迁移到一个单一的CRM系统，”在PROSOURCE运营经理Kim德拉姆说。“为了确保不中断服务，当务之急是所有部门的资源有客户信息在他们的指尖。AUTOTASK的导入功能，几乎毫不费力地做出了这个过程。”
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德拉姆解释说，与现有的资源，在ACT员工聚集从目前CRM系统所需的客户信息，并传送它变成一个自动任务导入模板。然后，用一个单一的按一下按钮，所有的信息上传到现有的数据库，并提供给整个扩大组织。在上载过程中，所有账户被标记为先行行为的客户（为历史跟踪的目的），这有助于集中通过的铅来源自定义列表营销工作。
“我们还利用自动任务的帐户分类功能的暂时标志每个帐户具有独特的图标随处可见整个系统，补充说：”德拉姆。“这个图标，给出了一个在一览视觉到ACT客户的员工，提醒员工，这些客户不熟悉PROSOURCE的员工和流程。一旦整合力度是完整的，临时标志可以被删除。”
“他们攻克的下一个挑战是结合两个会计系统，”轻拍烧伤，在AUTOTASK产品管理副总裁说。“ACT使用相同的会计软件PROSOURCE，所以这是一个简单的过渡。然而，有迹象表明来自PROSOURCE的标准不同，如不同的每小时劳动率和包月协议的一些独特的劳务结算安排。”
伯恩斯强调，自动任务合同的功能解决了这个容易。他们创建了每个客户和配合地方的ACT协议关联的默认劳动合同结算。这保证了员工在为客户提供最好的服务一流集中自己的精力，而无需担心计费独特的安排（因为AUTOTASK记得什么时候出货，所以资源也不必）。
服务，订阅，更新...噢，我的
面对最后的，也是最大的挑战是PROSOURCE整合（到AUTOTASK）数千续订的安全产品。有客户经理要意识到即将到来的更新，并有看什么客户，在过去已经购买的能力。PROSOURCE曾与软件订阅的经验，和ACT的安全软件产品为液体;即，改变从供应商采购所需的产品经常更名，合并，替换和停用。
此外，PROSOURCE所需要的能力，以票据为硬件设备或将来的咨询工时与这些更新相结合。许多客户来自于教育市场的细分市场，续展跟踪个别学校，但计费必须通过学区流动。
“我们与AUTOTASK咨询，发现其经常性服务合同的答案和相关的合同费用，”德拉姆说。“这种方法使我们能够有效地增加实体，比如月租费，设备或全部在同一个地方咨询劳动，同时确保所得收入用于各流经到相应的总账代码，合同功能管理我们的第三方结算的需求和还托管安全软件产品的流动性，又不失什么样的顾客购买的每个更新期的历史跟踪“。
一旦所有的客户都在自动任务系统设置及相应的结算协议已经到位，PROSOURCE专注于提供服务的集成，这样两个组织的技术人员可以从一个单一的系统工作，以管理合并后的客户网络。ACT没有使用专业服务自动化（PSA）的工具来管理客户的服务请求。所以PROSOURCE不得不适应的ACT技术人员的服务票证流量（通过自动任务的培训材料，如视频和在线文档与阴影现有的技术相结合）。此外，工作流程门票自动化，以确保门票法案客户直接流向ACT技术人员。
“一旦最初的集成挑战和数据迁移到自动任务完成后，我们创建定制的仪表盘为ACT的员工。AUTOTASK仪表盘使我们能够把在每个指尖，一切资源中最重要的信息，完全定制的部件根据各自的角色。We started with Autotask’s out-of-the-box dashboard tabs that were preconfigured for roles such as salesperson, sales manager, or technician and then tailored them to the ACT team. Anything a user didn’t need was removed from their dashboard view to eliminate distraction and focus users on their specific job responsibilities," concludes Drumm.
“在当今数据驱动的世界中处理信息和票证请求的高容量的关键是简单，”伯恩斯说。“用户不应该受到过多不堪重负，并依靠自动化处理的复杂性，我们推荐‘智能IT’的方针，在IT解决方案是前瞻性的思维和实现，而不是被动和有限的解决问题。通过消除噪音，商家可以帮助客户管理最重要的。”
这个故事，“采集101 - 管理哪些事项”最初发表CIO 。