可以使用具有共享文档库的项目团队站点，而不是使用不同名称的多个文档的多个版本。每个客户端文档将存储在库中，并通过使用版本和输入版本注释，显示在图3.7，团队就会知道是谁做了更改，提供了一个关于做了什么或为什么做更改的简要概述，并知道哪个更改发送给了客户端。通过使用文档讨论代替电子邮件对文档进行在线讨论，所有注释都存储在一个地方，文档就在那里，便于访问，而不是在多个电子邮件中进行筛选。
在SharePoint文档库中使用版本控制和版本注释。
解决过度使用电子邮件附件/知道文档何时被修改的问题
用户向组发送附件，修改附件，然后再次将其发送给组，以此类推。这将导致多余的电子邮件流量、多余的存储空间，而且如果在电子邮件发送后修改了附件的当前版本，收件人可能不会看到附件的当前版本。
SharePoint解决方案:文档化工作区/库和警报
文档工作区和库可用于将文档存储在一个集中的文档库中，所有团队成员都可以访问该文档库。团队成员设置的警报在文档更改时通知他们。团队成员知道文档的最新版本位于何处，并在文档更改时自动得到通知。
解决组织或分类内容的困难
在传统的文件系统环境中，用户创建文档。对于未来的参考，如果文档基于文档的主题存储在文件夹中，在基于文档类型的文件夹中，在基于客户端的文件夹中，文档是为或在所有三个地方创建的文件需要一直进行这种类型的决策，权衡在一个地方存储文档的后果与另一个地方与存储的多个副本一起存储。
SharePoint解决方案：使用主题，文档元数据，搜索
在使用SharePoint时，使用文档元数据和主题可以防止文档创建者担心文档存储在哪里。元数据，或可存储在文档中的特定信息字段，可用于主题、客户端和文档类型等信息。因为这些字段是可搜索的，所以无论文档在哪个文件夹中，都可以很容易地找到它。有些组织甚至将所有文档存储在一个大的文档库中，然后使用元数据(如图3.8），主题分配，并搜索分类和查找信息。
向SharePoint文档库添加元数据列。
寻址访问业务线应用程序信息
组织可能会使用像SAP或Microsoft Great Plains这样的业务应用程序。组织中的某些人员将需要访问存储在这些应用程序中的信息，但在每个桌面安装和维护应用程序以及培训所有用户的成本将非常高。
SharePoint解决方案: ASP。NET web部件，单点登录
ASP。NET web部件可以被开发并用于访问和显示来自其他应用程序和数据源的信息。还可以启用单点登录，以提供与应用程序的无缝集成。这为用户提供了一种简单的、可用的方法来访问信息，并且IT部门可以集中维护代码，而不必担心桌面部署和业务线应用程序的特定培训。SharePoint 2007还支持为SharePoint 2003编写的web部件，这使它能够查看来自多个第三方软件和web部件供应商的内容。
使用SharePoint与合作伙伴、供应商和/或客户端共享信息
组织需要与另一个组织合作 - 例如正在为组织进行研究和发展抵押品的营销公司，或本组织正在与特定项目合作的客户。来自两个组织的用户来回发送文件和其他信息。通常，这些电子邮件已发送至所有为了不漏掉任何人，所有参与这个项目的人都被排除在外。这可能导致多余的电子邮件流量和发送给用户的电子邮件，他们可能不需要(或希望)看到。
SharePoint解决方案:具有外联网访问权限的团队站点
Windows SharePoint Services 3.0团队站点模板适合团队协作的需要。该站点可以设置为外联网访问，使外部各方以团队成员的身份参与。使用一个团队网站在传统的基于邮件的通信方法提供了各种各样的好处,包括让人们能够审查只有他们想评论,设置警报通知当特定信息发生变化时,建立一个最终文件审批程序,参与在线实时讨论,看看以前的文档版本。
使用SharePoint部署团队协作解决方案
团队协作站点是由一群人一起工作以获得一个共同的最终结果或完成一个项目所使用的。团队或项目的成功取决于团队的有效性及其有效协作以完成项目的能力。因此，该网站旨在促进团队沟通和共享项目信息。
通常，团队协作站点是一个内部的、分散的站点，拥有相对较少的成员数量。但是，可以将其配置为为组织外部的成员提供访问。当实现站点时，它将取代传统的基于文件共享的存储、电子邮件的使用，以及组织用于存储和访问文档和其他信息的其他传统应用程序的使用。
概述团队协作解决方案的业务需求
这类业务需求的一般类别是沟通、项目管理和文档管理。这些需求可以映射到SharePoint特性，如本节所示:
通信-使用工作区即时消息功能与其他团队成员进行电子交互。通过使用警报来发现信息何时发生了变化。使用通用或文档讨论组件对问题或文档进行讨论。
项目管理- 使用任务列表对个人进行重大项目任务。使用任务列表和列表的各种视图跟踪和跟踪任务。使用会议工作空间在一个地方中集中和分发目标，议程和决策，以便在一个地方使用会议工作空间。根据任务项目中的信息向管理提供状态报告。
文档管理- 使用共享文档库 - 使用共享文档库来存储文档的公共场所。使用签入/签出和版本保留功能管理文档修订。使用内容批准控制文档出版物。通过将其分配给主题和最佳赌注来增强找到特定文件的能力。使用附加到文档的元数据进行检索的分类文档。
使用SharePoint实现团队协作解决方案
使用Windows SharePoint Services团队站点实现团队协作网站。共享文档库是在“组件管理的团队站点”中创建的，并为分配职责创建任务列表。对于项目管理器分配批准者的角色，将为文档库启用内容批准。文档工作区还用于单个文档来从Microsoft Office 2007/2003应用程序中合并直接访问。该团队使用文档讨论来传达关于文档内容的想法以及与项目有关的项目的一般讨论。Team站点是SharePoint实现的一部分，具有为搜索相关信息和存档文档而定义的内容源。
概述使用团队协作解决方案的想法
本节包括一些想法，以与先前讨论的元素同时联系在一起。
主要的项目里程碑任务可以输入到任务列表中，分配给单个团队成员，然后由项目经理进行跟踪。任务列表还可以用于状态报告。
用户最初可以使用Microsoft Office 2007/2003应用程序创建文档，然后将它们保存到文档工作区。团队成员可以使用文档工作区作为与项目相关问题的即时消息传递的管道。文档中的讨论可用于提供文件内容的反馈和建议。
当文档准备好“发布”时，可以将其移到共享库中，由审批者在那里对其进行审查。审批人可以设置一个警报，以便在库中添加或修改新文档时得到通知。
使用SharePoint部署企业内网解决方案
公司内部网用于向员工传递信息，并为他们提供对公司业务线应用程序的访问。公司内部网的主要目标是为员工提供有助于提高绩效的资源，并为员工提供对基于公司的信息的集中电子访问，如政策、过程、角色和职责等。企业内部网的好处包括提供一种电子方式来访问信息，而不是依赖人工干预，提供一种更容易的查找信息、自动化流程和消除重复工作的方法。最终结果是降低了运营成本。
通过企业内部网解决方案满足业务需求
该组织的一般业务需求包括搜索信息、企业通信、工作流处理、基于web的内容管理和应用程序集成。这些需求可以映射到本节介绍的SharePoint特性。
企业通信：
使用events列表通知员工公司事件
使用公告通知员工政策和程序的变化
通过讨论板和调查获得员工的反馈
通过共享文档库提供对公司政策、过程和表单的访问
使用联系人列表或SharePoint用户配置文件等列表提供对公司维护信息的访问，如员工目录
搜索：
通过具有跨本地站点、基于部门的站点和公司门户搜索的能力来查找特定位置的信息
具有搜索SharePoint基础结构外部内容的方法，如外部网站、文件系统和其他内部应用数据库以及基于SharePoint的信息，并通过使用内容源和源组一起显示结果
工作流处理：
通过使用内容审批，要求文件在“发布”前得到批准
使用警报通知未出售的项目
使用批准/拒绝视图简化处理
管理网络内容：
为非it人员提供必要时通过自助服务站点创建创建基于团队的站点的能力
通过创建站点模板使站点的外观和感觉标准化
允许用户在需要时通过使用共享文档工作区创建协作场所
提供一种通过使用会议工作空间使会议更有效和有意义的方法
通过使用基于web的自定义特性和文档库概念，消除对IT部门更新站点和站点内容的依赖
允许用户通过使用个人站点来调整内部网的视图，以适应他们的特定需求
应用程序集成：
为Intranet功能提供单个接口，并使用链接列表访问应用程序
通过创建检索和显示应用程序数据的web部件，使用户无需在桌面上加载应用程序即可查看应用程序数据
通过使用单点登录访问应用程序，最大限度地减少与为各种应用程序提供多个用户帐户和密码相关的问题
实施企业内联网解决方案
企业内部网站点使用Microsoft Office SharePoint Server 2007实现，包括Windows SharePoint Services 3.0站点。网站主页上使用的功能包括公告、链接(到其他主要公司网站和应用程序)、搜索、事件和讨论。在“快速启动”区域中，有指向列表(如企业通讯录)和共享库(包括政策和程序、时事通讯、培训和福利)的链接。根据组织需求，可以为组织内的操作组和/或组织内的地理组配置区域。可以添加包含对员工工作有用信息的内容源，以进行索引和搜索。可以实现安全性和内容审批，以允许广泛的用户组受控地创建站点和站点内容。通过使用现有的集成web部件和/或开发自定义web部件，可以为sharepoint兼容的应用程序提供集成。还可以使用单点登录使用户更容易从Site集合中访问应用程序。
使用企业内联网解决方案的想法
本节包括一些与前面讨论的元素相一致的想法，以纳入公司内部网站点解决方案。
使用公告传播重要的公司信息，例如策略和程序更改。对他们进行到期日期。如果用户在和一天中看到同一公告，他们有忽略它们的倾向。