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行动
活动
历史
笔记
附件
运行工作流
先进的发现
形式的助理
记录合并
直接发送电子邮件
资源中心
Microsoft Dynamics CRM有许多共同的特性。所谓“通用”，我们的意思是，当使用大多数实体时，它们具有本章中所包含的相同功能。
例如，Accounts, Contacts, Leads, Opportunities, and Cases都在它们的主窗体上具有以下功能:
行动
活动
历史
笔记
附件
工作流
因为它们是如此相似(不管您使用的是哪个实体)，所以我们在本章中将这些功能分组，以巩固对它们功能的描述。
资源中心包含在本章中，因为应用程序的所有用户都以相同的方式使用它。
注意:在保存记录表单之前，表单上的Actions、Notes和Attachments选项是不可用的。记录表单不需要保存和关闭——只需要保存，并将出现一个扩展的工具栏。作为我们描述的一个例子，看看图7.1在新帐户表单下面。
保存记录表单之后(当然，这需要输入Business Required字段—在本例中是帐户名称字段)，将出现Actions、Notes和Attachments的图标选项(以及其他高级选项)，使您能够在记录上执行这些操作(请参阅图7.2）.
在Microsoft Dynamics CRM中保存之前的新账户表单-注意工具栏上缺少选项。
在Microsoft Dynamic CRM中保存帐户表单，保存后注意出现的工具栏选项。
行动
Actions图标(星星上有一只小手)有一个下拉菜单，可以让你轻松地在一个记录上执行多个Actions，而不必导航到附近的导航。它通常会减少完成某件事的总点击次数。以下行动适用于客户、联系人、机会和潜在客户。虽然每个实体都有特定的动作，但没有列出，以下是最常见的:
添加活动
添加一个注意
附上一个文件
添加其他地址(账户和联系人)
添加到营销列表(账户、联系人和机会)
添加关系(账户、联系人和机会)
删除记录
停用记录(或激活记录，如果它是停用的)
邮件合并(账户、联系人和潜在客户)
分配
分享
复制快捷方式
发送快捷方式
Actions下拉菜单中的大多数选项在表单的其他地方都可以使用，事实上，它们只是快捷方式。(例如，添加额外地址具有与选择“更多地址”并选择“新地址”相同的功能。)此外，在处理子记录时(在本章后面解释)，不应将Actions下拉菜单中的复制快捷方式和发送快捷方式与More Actions中的复制快捷方式和发送快捷方式混淆。
添加活动
添加活动使您能够快速添加一个新的活动到您正在工作的主要实体。当选择此选项时，其效果与从附近的导航栏中选择Activities并选择New相同。
有关可用活动的完整列表，请参阅本章后面的“活动”一节。
添加一个注意
添加一个笔记打开笔记对话框，默认情况下将关于设置为您正在使用的实体(参见图7.3）.
添加新说明对话框。
提示- - - - - -在使用Add a Note选项时，您可以输入Note的标题，以及从相同的表单上传文件。这很有帮助，因为Notes主选项卡只允许输入注释，而不允许输入标题。(请参阅本章后面的“注释”部分。)
附上一个文件
附加文件将打开附件对话框，使您能够将文件上载到正在处理的实体。上传的文件出现在Notes选项卡部分中。任何文件类型都可以上传，然后通过单击Notes部分中的文件打开(请参阅图7.4）.
提示- - - - - -以前，上传文件时有4MB的限制。如果您想更改这个限制，您必须执行一系列的注册表编辑。这个版本的Microsoft Dynamics CRM将限制增加到5MB，您可以通过导航到“设置”部分的“系统设置”部分轻松设置和更改。
添加附件。
添加额外的地址
添加额外的地址有相同的功能，从附近的导航选择更多的地址和选择新的。
添加到营销列表
“添加到营销列表”使您能够快速将实体添加到现有营销列表。正如第11章“与市场营销一起工作”中所解释的，市场营销列表是针对客户、联系人或潜在客户的。如果您正在处理帐户，且只有营销列表用于联系人，则无法将帐户添加到现有营销列表。但是，您可以在选择“添加到营销列表”后为帐户创建一个新的营销列表，该列表只包含您正在使用的帐户。(您可以通过在帐户页面的营销列表下打开营销列表来进一步管理营销列表，或者通过导航到营销并在那里选择营销列表来管理它。)
添加的关系
与Relationships的近导航选项(它只允许您创建客户关系)不同，您可以轻松地将实体与Opportunity关系关联起来。有关关系的更多信息，请参阅第8章“与客户合作”。
删除实体
Delete Entity允许您完全删除记录。请谨慎使用此选项，并仔细考虑是否要删除或停用记录(见下一节)。这样做的原因是，当一个实体(如Account)被删除时，与该帐户相关联的所有记录将被删除，并且对该记录进行报告等功能将不再可用。
注意:在某些情况下，您不允许删除实体，并且会收到一条警告消息。例如，当您试图删除一个与之关联契约的帐户时。在这种情况下，您唯一的选择是删除Contract关联或停用记录。
删除Account的操作如下:
删除该帐号关联的联系人。
删除与该帐户关联的活动。
与该帐户关联的机会被删除。
与该帐户关联的子帐户不会被删除，而是从该帐户中删除。
该帐户已被删除，不再可用于报告。
删除联系人的操作如下:
与联系人关联的活动被删除。
与联系人关联的机会被删除。
与联系人关联的案例被删除。
与联系人关联的子联系人不会被删除，而是从联系人中删除。
联系人已被删除，不再提供报告。
删除Lead有以下操作:
该领导已被删除，不再可供报告。
删除一个机会有以下操作:
《机会》已被删除，不再提供报告。
提示- - - - - -即使您可能已经从Actions菜单中选择了Delete，也会出现一个警告，提醒您将要执行所请求的操作。此外，当您删除帐户或联系人时，警告弹出菜单中会显示一个选项，只允许取消激活(参见图7.5）.
确认删除记录对话框。
禁用记录
禁用记录(或激活记录，如果它是去激活的)使您可以设置记录的状态。这是处理旧记录时的首选方法(而不是删除)，因为报告可见性与历史信息一起保留。另外，当一个记录被停用时，关联的记录保持为活动状态，而不是当它被删除并关联的记录被删除时。这是一个重要的区别，因为可以禁用一个帐户，但仍然有与帐户关联的活动联系人，也必须手动禁用。
提示- - - - - -记录的状态总是显示在主实体表单的左下角。
邮件合并
邮件合并(帐户、联系人和Leads)是Internet Explorer客户端和Outlook客户端都可以使用的一个新选项。以前，这个选项只在Outlook客户端上可用。
邮件合并是一个功能强大且易于使用的功能，使您能够执行以下作为其向导步骤的一部分:
选择要用于“邮件合并”的记录。
为记录创建活动记录，反映Mail Merge联系人。
将活动记录分配给另一个用户。
为邮件合并记录创建一个新的快速活动。
使用现有模板或根据文档类型创建新模板。
要访问“邮件合并”，请从“操作”菜单下拉菜单中选择“邮件合并”选项(如果可用的话)，或者直接位于您正在处理的记录上方的工具栏上的“邮件合并”图标(参见图7.6）.
邮件合并图标。
当使用邮件合并功能时，Microsoft Office Word的一个名为Microsoft Dynamics CRM Mail Merge的弹出窗口将显示可用选项(参见图7.7）.
Microsoft Dynamics CRM Mail Merge for Microsoft Office Word。
默认情况下，模板语言选择基本语言。但是，您可以将其更改为管理员提供的任何语言(有关语言选项的更多信息，请参阅第14章“设置和配置”)。如果未安装MUIs，则没有下拉菜单。
选择Mail Merge类型默认microsoftword为正确的页面布局，您可以选择使用现有模板或创建新的空白模板。现有的文档可用于个人或组织级别。但是，如果不存在模板，您可以轻松创建一个新模板，并手动设置访问级别(个人或组织)。
其他选项包括记录合并选项和选择特定数据字段的功能。
对于下面关于如何使用“邮件合并”的示例，假设您没有现有的“邮件合并”模板(个人或组织)，并且您将创建一封新信函，以发送给所有活动帐户，宣布将您的主要办公室迁移到新地址。
注意:邮件合并对话框的选项仅限于以下内容:
当前页选中的记录
当前页上的所有记录
所有页面上的所有记录
您可以轻松地选择这些记录的子集，方法是在主页上执行简单的搜索，然后使用最后一个选项(所有页面上的所有记录)从那里选择合并，或者执行高级查找并使用其结果创建邮件合并(有关使用高级查找的更多信息，请参阅本章后面的“高级查找”)。
此外，这些备选办法解释如下:
当前页选中的记录-如果您在页面上选择了一个或多个记录，只有突出显示(或选中)的记录将用于邮件合并。
-
提示- - - - - -要在一个页面上选择多个记录，在进行选择时按住Ctrl或Shift键。与大多数Windows应用程序一样，Ctrl可用于选择单个不连续的记录，而Shift可选择一段记录。使用这种技术，您可以只选择您想要的记录。同样，这种技术也适用于过滤视图。如果您选择了记录，然后更改了页面，您将丢失先前选择的记录。
当前页上的所有记录记住，默认情况下，Microsoft Dynamics CRM每页只显示前50条记录。如果您有更多的记录，您必须导航到下一页以查看记录。因此，此选项只发送到当前页面上的记录。
通常，当您在搜索字段，并返回现有记录的子集。一个很好的例子是，如果您有多个名为Bob Smith的联系人，并且您希望向每个Bob发送电子邮件:您可以输入鲍勃在文本搜索中，选择“邮件合并”，然后选择“当前页上的所有记录”。Mail Merge将仅为选定的Bob记录创建记录—假设它们都适合现有页面。
提示- - - - - -您可以通过导航到Options并为要显示的CRM记录数量选择不同的值来更改50条记录的设置(参见图7.8）.
图7.8![]()
Microsoft Dynamics CRM选项页面默认显示50条记录。
所有页面上的所有记录-选择实体的每一条记录，不管它是否显示在当前页面。
与前面的示例一样，如果您搜索以鲍勃如果您有400个不同的Bob类型的联系人，那么您需要选择这个选项，以便您可以发送超过前50个(或您为记录选择的任何值)的Bob联系人。
