提示- - - - - -高级查找具有更多选项，因此使用户能够执行更加复杂的底层记录查询。在此示例中，如果您想找到所有帐户（不仅是活动或非活动），您将使用高级查找并删除任何过滤器以获取帐户状态，以返回所有帐户。当您需要的不仅仅是匹配搜索结果或观点中预定义的视图时，依靠高级查找。
请按照以下步骤使用Web客户端创建邮件合并（步骤在Outlook客户端中类似）：
从下拉列表中选择帐户实体和视图类型。
重要的：从视图下拉下来选择视图类型作为活动帐户，如图所示图7.9。
图7.9![]()
Microsoft Dynamics CRM帐户查看下拉列表。
通过选择视图，您正在添加可用记录上基本上是“预滤器”的内容。如果您选择了不同的视图类型，则默认情况下可用的记录在此邮件合并中会是不同的（例如，如果您正在使用活动帐户的默认视图）。
将模板语言保留为默认的英文，并将邮件合并类型保留为默认的Letter。因为您将创建一个新文档作为本示例的一部分，所以也将Start with a设置作为其默认的空白文档。
由于您要将此信发送到所有帐户，请选择所有页面上所有记录的合并选项。
默认情况下，一个实体最常用的字段被选择为其数据字段;但是，通过选择Data Fields按钮，您可以轻松地选择或更改希望用于邮件合并的列。
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提示- - - - - -实体关系在数据字段中可用，并且可以通过括号轻松识别（请参阅图7.10）.如果您需要添加与现有关系相关联的记录(例如来自Contact Entity的数据，其中您具有主联系人到帐户的关系)，那么这将非常有用。
图7.10![]()
Microsoft Dynamics CRM实体关系在邮件合并中。
保留默认值，并选择OK关闭数据字段窗口;然后选择OK继续。
Microsoft Word自动以选定的邮件合并类型格式(信件、信封、传真或标签)开始，邮件合并向导显示将在合并中使用的收件人列表。默认情况下，选择所有记录;但是，如果您想要排除一个或多个，您可以在这里取消选择。在这里，您还可以添加排序和过滤选项(参见图7.11.）.
图7.11.![]()
Microsoft Word邮件合并向导选择收件人。
单击OK继续。
您可以使用一个对话框呈现，询问您是否要打开或保存此文件。选择打开以继续。
要使用邮件合并功能，需要启用Macros。如果您已启用宏，则可以跳过此步骤;否则，选择安全警告附近的选项，然后启用此内容以继续邮件合并（参见图7.12.）.
图7.12.![]()
在Microsoft Word中启用宏。
启用宏后，从顶部选项卡中选择Add-Ins或CRM选项;然后单击CRM图标继续邮件合并。
在Microsoft Word中工作，您现在可以选择遵循位于新文档的右下角的邮件合并向导，其中读取第4步（见）图7.13.）.
点击下一步：写信以继续。
图7.13.![]()
Microsoft Word Mail Merge向导（右下角）。
按照邮件合并向导，您可以编写信函并输入适当的数据字段(参见图7.14.）.
单击Next：预览您的字母以继续继续。
图7.14.![]()
微软Word邮件合并信组成的数据字段添加。
完成邮件合并向导中的步骤使您可以预览记录并进行此时可能需要进行的任何更改或排除（请参阅图7.15.）.
图7.15.![]()
Microsoft Word Mail合并字母预览。
单击Next：完成合并继续。
在邮件合并向导的最后一步中（第4步的第4步），您将介绍三个选项：
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打印
编辑单个字母
将模板上传到CRM（使用Outlook客户端时）
上传模板到CRM是可用的，因为您使用Outlook客户端创建了一个新文档。如果您想再次使用此文档，请选择Upload Template to CRM。当被问及是否要创建新的邮件合并模板时，单击Yes;将打开Microsoft Dynamics CRM邮件合并模板，使您能够命名、分配和保存模板以供将来使用。
参见第14章使用模板。
当选择“打印”或“编辑单个信件”时，合并作业完成，您将看到“为邮件合并创建活动”选项(请参阅图7.16.）.
Microsoft Word Mail Merge创建活动选项。
邮件合并的活动
默认情况下，在邮件合并完成后，在Microsoft Dynamics CRM中未创建任何活动。由于您想追踪您仅向您的活动帐户发送此信，因此您将更改默认设置并要求在邮件合并完成后创建活动。虽然没有必要选择活动详细信息按钮，但您可以轻松地查看和更改其完成后的活动将如下所示（参见图7.17.）.
注意:查看活动详细信息时图7.17.，请注意不能更改以下几个字段:发送方那接受者那地址那方向那关于， 和所有者。默认情况下，这些默认设置为邮件合并功能的一部分。你可以改变主题（默认为标准CRM活动类型和日期/时间/用户标记），描述（消息），持续时间， 这到期的日期，优先事项那类别， 和子类别。在该示例中，您将留下默认值。
分配活动
因为您正在创建活动记录，您可以选择更改活动分配（请参阅图7.16.）.默认情况下，活动的所有者是完成邮件合并的用户;但是，由于记录可能属于不同的所有者，因此您可以将所有权设置为邮件合并中包含的记录的所有者。或者，如果您想要完全向其他用户手动将它们分配（例如，负责管理输出对应的管理助手），我们可以将该设置更改为另一个用户或队列。
Microsoft Word Mail Merge活动详细信息。
如果您选择将记录打开以进行跟进后，请务必更改自动关闭活动的默认选择。
最后，创建一个新的快速活动，您可以快速轻松地管理邮件合并作为广告系列，因此跟踪响应。
有关快速活动的更多信息，请参阅第11章。
根据您的邮件合并的大小，您可能会遇到延迟，而Microsoft Word正在准备合并，而Microsoft Dynamics CRM 4.0创建活动记录，则相应地分配它们（如果适用），并将它们添加到新的快速活动。
您可以轻松地查看历史记录中的活动（如果选择它们已关闭）或受影响联系人的“活动”选项卡。
分配
分配使您可以通过在系统中选择新用户或队列来设置记录所有权，具体取决于实体类型。例如，可以仅向另一个用户分配一个帐户。另一方面，可以将活动分配给用户或队列，如图所示图7.18.（有关使用队列的更多信息，请参阅第14章）。
分配对话框。
分享
由于其名称暗示，共享选项使您可以与其他Microsoft Dynamics CRM 4.0用户或团队共享记录。使用用户的安全角色设置执行共享行为的功能（有关安全角色的更多信息，请参阅第14章）。与其他用户共享记录时，其他用户将在记录的相关记录上继承安全设置。
以下是可以共享的记录列表：
账户
联系人
情况下
竞选活动
发票
报价
订单
举报
机会
市场营销列表
领导者
合同
共享时，选择用户或团队，然后切换要赋予的权限（参见图7.19.）.
复制快捷方式和发送快捷方式
复制快捷方式和发送快捷方式是Microsoft Dynamics CRM的新选项。不要将它们与快速视图顶部的“更多动作”选项中的“复制快捷方式”和“发送快捷方式”混淆。尽管两者都提供了快速、轻松地直接创建记录快捷方式的功能，但当您从Actions下拉菜单中选择时，将选择使用的主记录(Account、Contact等)，而不是特定的关联记录(如果从Quickview菜单选项中选择——即，与该帐户或该帐户的历史记录相关联的联系人)。由于这个原因，您可能会得到显示在图7.20.从“QuickView”菜单中选择“复制快捷方式”但无法选择任何关联记录（以避免此错误，选择一个或多个记录，然后重试）。
Microsoft Dynamics CRM共享权限表单。
复制从快速视图中选择的快捷方式，但不选中任何子记录。
提示- - - - - -将快捷方式发送到另一个用户的功能并不排除该用户的适当安全角色以查看记录。因此，即使您有能力要查看记录，您正在将其发送到可能不会，然后在尝试访问您发送的链接时会收到错误页面。
活动
想想活动是如何分配工作的。例如，如果您有一个需要后续电话的帐户，则会打开帐户，创建一个类型等于电话呼叫的新活动，并将其分配给您自己（或其他用户）。通常，使用Microsoft Dynamics CRM的员工在早上进入办公室，并在检查电子邮件后检查他们的待定活动。
与拥有活动的所有实体一样，活动显示适用于该实体的非限制行动。当活动关闭时，这里不可见;您可以在历史记录中找到它（请参阅下一节）。
活动可以包括以下内容：
任务
传真
电话
电子邮件
信
预约
服务活动
竞选响应
此外，在活动中，您可以选择通过运行工作流程运行手动工作流程，该流程位于该部分顶部的运行工作流程。运行工作流程的选项基于您使用的实体，以便手动运行工作流，必须至少为其创建一个工作流。
默认情况下，“活动”筛选器显示未来30天内到期的活动，并筛选“仅此记录”。
注意:没有到期日的活动将显示在所有筛选器视图中，直到为其分配日期为止。
不像以前的版本，活动只能转化为机会，现在活动也可以转化为线索和案例。
最后，在使用活动时，您只能使用Microsoft Dynamics CRM附带的活动，而且不能像使用自定义实体那样创建活动。因此，如果有一个不在前面列表中的特定活动(Task、Fax、Phone Call等)，则必须更改业务流程以只容纳这些活动类型。
有关使用活动的更多信息，请参见第9章“使用Workplace”。
历史
将历史视为已关闭或已完成的所有工作（或活动）以及电子邮件通信。同样，当您从CRM或Outlook发送电子邮件并在CRM选项中选择曲目时，这就是您找到该电子邮件的历史记录的地方。
与“活动”部分一样，您可以通过运行位于屏幕顶部的运行工作流程运行手动工作流程。历史记录仅显示此记录的最后30天和过滤器。
有关使用历史的更多信息，请参见第9章。
笔记
这笔记字段使您可以输入有关实体免费表单的注释。通常，如果您有关于实体的标准化数据（例如，喜欢的餐厅），并且您想在整个实体中记录类似的信息（例如所有帐户或联系人），则为实体添加新字段是一个更好的想法接口通过自定义，然后在此输入数据。有几个原因这一点。首先，有不内置的查询能力笔记场地。虽然您可以通过将其进行数据库级别或利用第三方工具来进行，但Microsoft Dynamics CRM无法搜索功能笔记字段。其次，规范条目（通过例如餐馆的下拉盒）通常是更好的主意，并且有一个可以控制进入的公共位置。
要输入笔记，请导航到主Information选项卡上的Notes选项卡(通常是最后一个选项卡)，并选择Click Here To Add a New note。默认情况下，笔记标题为“创建于笔记”<日期/时间>经过<用户>。要更改标题，请通过从顶部菜单选项中选择保存或仅单击表单上的其他位置来保存注释（这会自动保存任何输入的日期）;然后双击注释图标以打开音符表单，在那里您可以在其中更改注释的标题以及音符内容。
提示- - - - - -如果您需要快速更改或快速添加新的音符，我们建议不要打开笔记表单 - 只需点击它所称单击此处“添加新注目以在Notes选项卡中输入它。如果您需要用标题或上传的注意事项，请从本节前面描述的操作中描述的操作中添加说明选项。
额外的备注注意事项是在输入的备注和谁时，以及何时编辑注释以及由谁（见图7.21.）.
